O Governo publicou a Portaria n.º 452/2026/1, que regulamenta a emissão de apostilas pelos notários. A partir de 1 de janeiro de 2027, cidadãos e empresas podem pedir uma apostila em qualquer cartório notarial do país ou através do site da Ordem dos Notários.
Hoje, quem precisa de apostilar um documento depende da Procuradoria-Geral da República (“PGR”), onde o atendimento sem marcação é limitado e uma marcação pode demorar dois a três meses. A portaria abre uma via alternativa, mais próxima e mais rápida.
Cada notário vai fixar o preço da apostila, previsivelmente acima dos €10,20 que a PGR cobra hoje.
1. O que é a apostila
A apostila é um certificado que permite utilizar um documento público português num dos cerca de 130 países que aderiram à Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961. Através da sua aposição, uma autoridade competente confirma a autenticidade da assinatura de quem praticou o ato público, a qualidade em que atuou e, se for o caso, a autenticidade do selo ou carimbo que o documento contém.
Com a apostila, deixa de ser necessária a legalização diplomática ou consular, um processo mais longo e mais caro. Basta um único ato no país de origem para que o país de destino aceite o documento sem outras formalidades.
A apostila atesta apenas a origem do documento, não o seu conteúdo, nem garante a veracidade do que nele se declara.
Empresas e particulares recorrem à apostila com frequência: certidões comerciais, procurações, escrituras, certidões de registo civil ou diplomas académicos destinados a processos no estrangeiro. Para países que não aderiram à Convenção, o interessado continua a precisar da legalização consular.
2. O serviço atual
Atualmente, apenas a PGR e as Procuradorias-Gerais Regionais emitem as apostilas sobre documentos públicos portugueses.
A PGR alterou o modelo de atendimento e passou a exigir que as entidades emitentes se registassem como “e-Parceiro” no Sistema de Apostilas Online. Os serviços passaram também a validar os documentos antes de o requerente se deslocar ao balcão.
Na prática, a validação prévia não resolveu o problema. Os advogados continuam a deslocar-se aos serviços ao abrigo da prioridade de atendimento que a lei lhes reconhece. A PGR disponibiliza 10 senhas diárias para advogados, 5 de manhã e 5 à tarde, com um limite de 5 documentos por advogado.
Para garantir lugar, muitos advogados chegam às 6h30 ou 7h da manhã e organizam-se entre si: cada um leva o maior número possível de documentos, incluindo os de colegas, para que todos consigam apostilar aquilo de que precisam.
Os documentos eletrónicos, que podem beneficiar da apostila eletrónica, também esperam. A validação do documento demora, em média, duas semanas, e a emissão da apostila pelo menos mais uma. Entre o pedido e a apostila, o requerente aguarda entre três semanas e um mês, um prazo incompatível com a rapidez que o comércio internacional exige.
3. O que muda com a nova portaria
O Estatuto do Notariado já atribuía aos notários a competência para legalizar documentos através de apostilas, nos termos que uma portaria viesse a fixar. A Portaria n.º 452/2026/1 concretiza essa competência e define as regras da plataforma eletrónica que a Ordem dos Notários vai gerir.
A partir de 1 de janeiro de 2027, os notários e os trabalhadores que autorizem para a prática de atos notariais podem emitir apostilas sobre documentos públicos e verificar apostilas já emitidas. A portaria exclui os documentos do Ministério Público e dos tribunais; para estes, o requerente continua a ter de recorrer à PGR.
Destacamos as seguintes novidades:
- o interessado, ou qualquer portador do documento, pode pedir a apostila em qualquer cartório notarial ou online, em www.notarios.pt;
- o notário emite todas as apostilas através de uma plataforma eletrónica única, que a Ordem dos Notários gere;
- nos documentos em papel, o notário imprime o certificado, assina-o, agrafa-o ao documento e apõe o selo branco do cartório;
- nos documentos eletrónicos, o notário junta o documento e o certificado num único ficheiro PDF, que assina com certificado eletrónico qualificado;
- a pedido do interessado, o notário pode digitalizar um documento em papel para lhe apor uma apostila eletrónica; e
- cada apostila tem um código QR e um código alfanumérico, que o requerente recebe de imediato e que qualquer pessoa pode usar para verificar a apostila no sítio da Ordem dos Notários.
A Ordem dos Notários vai manter um registo de assinaturas, carimbos e selos das entidades que emitem atos públicos. Quando o notário não dispuser do espécimen, ou detetar divergências, contacta a entidade autora do ato para confirmar a autenticidade. Cabe às entidades emitentes fornecer à Ordem os dados de que esta precisa.
4. Custos
Na PGR, cada apostila custa hoje €10,20. A portaria não fixa um preço para a apostila notarial: o cartório cobra o valor e o notário define os honorários, aos quais acresce IVA. A Ordem dos Notários pode ainda cobrar aos notários taxas pela gestão da plataforma.
A apostila notarial deverá custar mais do que a da PGR, e o preço vai variar entre cartórios. Mas o modelo atual tem custos menos visíveis, que quem apostila documentos com regularidade conhece bem: horas de advogado pagas para esperar na fila, deslocações e prazos imprevisíveis, que podem ultrapassar um mês.
A concorrência entre cartórios e o pedido online deverão moderar os preços. Para quem precisa de uma apostila com urgência, ou em volume, a diferença compensa.
5. Conclusões
A portaria responde a uma necessidade antiga de advogados, empresas e particulares. Ao alargar a competência aos notários, o Governo aproveita uma rede de cartórios presente em todo o país e alivia os serviços da PGR.
Para os advogados, a mudança põe fim às longas esperas no atendimento e à gestão coletiva de senhas. Para as empresas, traz prazos mais curtos e previsíveis nas operações internacionais.
O sucesso do novo regime vai depender da adesão das entidades emitentes ao registo de assinaturas e da política de preços dos cartórios. Se os notários conseguirem responder à procura, a apostila deixa de ser um entrave e passa a ser um serviço de balcão.