Guilherme Dray, Advogado e Sócio da MACEDO VITORINO, partilha o seu ponto de vista na revista digital EXPRESSO, publicado a 26 de julho de 2024.
O background check é lícito e legítimo, mas deve ser limitado.
As empresas recorrem, cada vez mais, a mecanismos de background check antes de contratarem colaboradores. É normal que o façam. O background check visa avaliar a aptidão do candidato para desenvolver a atividade que a empresa pretende contratar. E visa, também, aferir a aptidão de tal candidato à luz dos códigos de conduta da empresa contratante. O background check é lícito e legítimo, mas deve ser limitado.
Tendo em conta que está em causa o tratamento de dados pessoais do candidato, importa respeitar o Regulamento Geral de Proteção de Dados e a Lei n.º 58/2019. E salvaguardar a reserva da sua vida privada, nos termos previstos na Constituição (art. 26º), no Código do Trabalho (art. 16º e 17º) e no Código Civil (art. 80º).
A violação destas regras pode gerar responsabilidade civil e fazer a empresa contratante incorrer em coimas que podem ascender a €20M ou a 4% do respetivo volume de negócios a nível mundial. No limite, pode gerar responsabilidade criminal.
Exige-se, pois, que quem desempenha tais funções seja competente, responsável e que siga padrões de atuação irrepreensíveis, briosos e “à prova de bala”.
Eis alguns princípios que devem ser tidos em consideração pelas equipas de compliance:
1 — Consentimento: o background check não pode ser realizado sem que o candidato dê a sua autorização; a autorização prévia é condição de licitude deste tipo de práticas. Trata-se de uma regra basilar;
2 — Fontes oficiais: o background check deve basear-se em fontes oficiais e credíveis. Não deve, pelo contrário, recorrer a notícias que circulam nas redes sociais, nos jornais e, menos ainda, a fake news não confirmadas;
3 — Proporcionalidade: o background check deve, por regra, incidir apenas sobre as qualificações académicas do candidato, a sua experiência profissional e outras informações estritamente necessárias para o desempenho da atividade a contratar. Não deve incidir sobre a vida privada do candidato e sobre dados sensíveis, nomeadamente sobre as suas convicções políticas ou religiosas;
Exige-se que quem desempenha tais funções seja competente, responsável e que siga padrões de atuação irrepreensíveis, briosos e à prova de bala
4 — Double check: em caso de dúvidas sobre as capacidades técnicas ou idoneidade do candidato, ou sobre informações provenientes de fontes não oficiais, a empresa deve questioná-lo e pedir-lhe esclarecimentos. Não deve tomar decisões precipitadas, em particular quando as mesmas possam prejudicar o candidato e afetar a sua honorabilidade;
5 — Controlo humano: quando recorra a algoritmos, o background check deve ser avaliado por um técnico experiente, à luz de critérios de proporcionalidade e adequação; os algoritmos não podem, em caso algum, ser discriminatórios.
6 — Transparência: os resultados do background check devem ser transparentes e os seus resultados livremente disponibilizados ao candidato, que pode solicitar a sua retificação ou eliminação; e
7 – Responsabilidade: as equipas que realizam ou controlam o background check devem ter a consciência de que estão a lidar com pessoas, as suas expectativas, os seus sonhos e ambições. Devem, por isso, atuar com elevado sentido de responsabilidade.
Estes são princípios básicos exigíveis a qualquer departamento de compliance.
Tratando-se de empresas cotadas na bolsa e com especial responsabilidade social, os princípios acima referidos devem ser reforçados. O que se espera, destas empresas, é que estas sejam particularmente rigorosas no cumprimento dos mesmos. E não o inverso. E que saibam, em caso de erro, ter a humildade de reconhecê-lo, corrigi-lo e reconstituir a situação que existiria se o mesmo não tivesse sido cometido.